Jussi Mertsola: Piilotettu tehdas sote-sektorilla

Tuotantotalouden laatujohtamisen kurssilla opin kertomuksen piilotetusta tehtaasta. Se on organisaatio, jossa kaikilla on aamusta iltaan jatkuva kiire, mutta tavaraa lähtee tehtaasta kovin vähän. Siellä sisäisestä raportointipuuhailusta on tullut itseisarvo. Samankaltainen ilmiö uhkaa Suomen sosiaali- ja terveydenhuoltoa.

Sote-sektorille on muodostunut näkymätön tehdas, joka koostuu kirjaamisesta, raportoinnista, lausunnoista ja hankalista tietojärjestelmistä. Hyvinvointialueiden käynnistyminen vuonna 2023 oli mittava hallintoreformi, joka toi mukanaan uusia raportointivelvoitteita ja byrokratiaa. Arkea kuormittaa erityisesti digitaalisten järjestelmien yhteensopimattomuus: järjestelmät eivät keskustele keskenään, ja sama tieto joudutaan kirjaamaan useaan paikkaan. Tämä synnyttää kiireen, joka näkyy asiakkaalle heikentyneenä palveluna.

Sosiaali- ja terveysministeriön vuoden 2024 kyselyn mukaan jopa puolet lääkärien, hoitajien ja sosiaalityöntekijöiden työajasta kuluu potilas- ja asiakastietojen kirjaamiseen. Merkittävä osa tästä koetaan päällekkäiseksi. Virheellisesti kirjatun tiedon korjaaminen käynnistää byrokratian myllyn ja jonkun lauseen korjaamiseen tarvitaan usean portaan ja ylilääkäritason lausunto. Siitä on omakohtaista läheiskokemusta. Ei ihme, ettei työaika riitä potilashoidon järjestämiseen. Tutkimusten mukaan välitön potilastyö vie hoitajien työajasta vain noin 46–59 %, kun loput kuluvat välillisiin tehtäviin, kuten kirjaamiseen ja raportointiin. Asiakas saa usein vähemmän aikaa kuin järjestelmä.

Ilmiön juurisyy löytyy rahoituksesta ja ohjauksesta. Hyvinvointialueiden rahoitus perustuu laskennalliseen valtionrahoitukseen ja jälkikäteisiin tarkistuksiin, jotka nojaavat dokumentoituun toimintaan. Se, mitä ei ole kirjattu, ei tässä systeemissä käytännössä ole olemassa. Tämä on piilotetun tehtaan peruskivi. Kannustin kohdistuu dokumentointiin ja diagnooseihin, ei saavutettuun terveyteen, toimintakykyyn tai vaikuttavuuteen.

Kun rahoitus on niukkaa ja vertailu perustuu raportteihin, tietojärjestelmät ja johtajuus palvelevat byrokraattista todistelua enemmän kuin itse potilas/asiakastyötä. Valtakunnalliset tilastovelvoitteet ovat kasvaneet, ja olemme ajautuneet raporttiyhteiskuntaan. Kirjaamisesta on tullut ydintuote.

Asian korjaaminen vaatisi muutoksia kaikilla tasoilla. Lainsäädännössä pitää huomioida lisääntyvän kirjaamisen ja raportoinnin tuottavuutta heikentävä vaikutus. Lähijohtamisessa tulisi keskittyä jonoihin ja potilashoidon laatuun. Kirjaamisen vähentämiseen tulee panostaa ja se tulee nähdä oikeana tuottavuutta lisäävänä mahdollisuutena. Piilotettuun tehtaaseen ei ole varaa. Soteen ei voida enää laittaa lisää rahaa, vaan sen pitää itse järjestää asiansa tuottavammin. Tarvitaan kirjaamisen lean-ohjelma. Rahoitusjärjestelmää pitää kehittää niin, että terveyden tuottaminen kannattaa ja järjestelmä kannustaa varhaiseen hoitoon.

Ilman rakenteellisia muutoksia – kuten aidon kertakirjaamisen toteuttamista, minimikirjaamisen selkeitä standardeja, yhteensopivia tietojärjestelmiä ja tekoälyn hyödyntämistä – tämä piilotettu tehdas jatkaa pyörimistään. Sen kustannukset näkyvät lopulta ammattilaisten kuormituksena, palvelujen heikompana saatavuutena ja veronmaksajien suurena laskuna.